➡️Où puis-je mettre en place le contrôle des

justificatifs ?

Pour vous permettre un suivi et contrôle encore plus poussé de vos dépenses, Piana vous permet désormais de mettre en place un contrôle des justificatifs ! 👌

Avec Piana, c’est terminé la chasse aux justificatifs. 😏

En effet, chaque salarié prend une photo de son reçu avec son smartphone et notre outil de gestion des notes de frais se charge de :

➡️ détecter les données du justificatif (date, montant, TVA, nom du fournisseur, etc.)

➡️ lier le reçu à la transaction bancaire

En vous connectant à votre compte Piana, rendez vous à l'onglet "Contrôles des justificatifs > Créer un contrôle des justificatifs" 👇

Laissez vous guider tout au long des étapes suivantes 👇

Vous pourrez ici nommer votre contrôle et venir rattacher les cartes souhaitées 💳

Définissez ici le délai maximum pour fournir le justificatif et le nombre maximum de justificatifs en retard avant que l'utilisateur soit bloqué pour toute utilisation de carte 👇

En cliquant sur "Créer le contrôle des justificatifs", cela mettra alors en place le contrôle pour l'ensemble des cartes qui y ont été rattachées ! 🎉

Ce contrôle ne peut être mis en place que par l'administrateur du compte Piana.

🚨 Attention 🚨

Dans le cas ou une carte est bloquée pour reçu(s) manquant(s) seul l'administrateur pourra alors la débloquer 💳

Comment filtrer des reçus pour en faire la vérification ? 🧾

Désormais pour chaque reçu déposé sur la plateforme, un contrôle de validité est effectué. Le reçu déposé peut passer en statut "invalide" 👇

Un ticket peut passer en statut "invalide" pour plusieurs raisons :

➡️ Aucun montant n'est détecté (ex: si le conducteur dépose une photo qui ne contient pas de reçu)

➡️ Le montant est détecté mais il est différent du montant du paiement.

➡️Le reçu est valide mais notre outil de contrôle n'a pas réussi à extraire les informations nécessaires.

🚀 Une fonctionnalité de la plateforme permet désormais de filtrer toutes les transactions pour lesquelles le statut du justificatif est invalide.

👉 Pour cela rendez vous sur votre compte Piana à la rubrique "Transactions" :

👉 En venant cliquer sur "Filtres", vous aurez alors la possibilité de filtrer vos reçus à vérifier, en venant sélectionner le filtre "Reçu à vérifier" :

Cela vous permettra par la suite d'identifier facilement toutes les transactions pour lesquelles les reçus sont invalides ! 👌

Dorénavant, vous aurez une meilleure visibilité sur qui utilise chaque carte pour mieux contrôler vos transactions et dépenses ! 🎉

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