Où puis-je mettre en place le contrôle des justificatifs ?

Pour vous permettre un suivi et contrôle encore plus poussé de vos dépenses, Piana vous permet désormais de mettre en place un contrôle des justificatifs ! 👌

Avec Piana, c’est terminé la chasse aux justificatifs. 😏

En effet, chaque salarié prend une photo de son reçu avec son smartphone et notre outil de gestion des notes de frais se charge de :

✓ détecter les données du justificatif (date, montant, TVA, nom du fournisseur, etc.)

✓ lier le reçu à la transaction bancaire

En vous connectant à votre compte Piana, rendez vous à l'onglet "Contrôles des justificatifs > Créer un contrôle des justificatifs" 👇

👉 Laissez vous guider tout au long des étapes suivantes 👇

Vous pourrez ici nommer votre contrôle et venir rattacher les cartes souhaitées 💳

Définissez ici le délai maximum pour fournir le justificatif et le nombre limite de justificatifs en retard avant que l'utilisateur soit bloqué pour toute utilisation de carte 👇

En cliquant sur "Créer le contrôle des justificatifs", cela mettra alors en place le contrôle pour l'ensemble des cartes qui y ont été rattachées ! 🎉

💡Ce contrôle ne peut être mis en place que par l'administrateur du compte Piana.

Dans le cas ou une carte est bloquée pour reçu(s) manquant(s) seul l'administrateur pourra alors la débloquer 💳

Comment filtrer des reçus pour en faire la vérification ? 🧾

Désormais pour chaque reçu déposé sur la plateforme, un contrôle de validité est effectué. Le reçu déposé peut passer en statut "invalide" 👇

Un ticket peut passer en statut "invalide" pour plusieurs raisons :

Aucun montant n'est détecté (ex: si le conducteur dépose une photo qui ne contient pas de reçu)
Le montant est détecté mais il est différent du montant du paiement.
Le reçu est valide mais notre outil de contrôle n'a pas réussi à extraire les informations nécessaires.

🚀 Une fonctionnalité de la plateforme permet désormais de filtrer toutes les transactions pour lesquelles le statut du justificatif est invalide 👇

👉 Pour cela rendez vous sur votre compte Piana à la rubrique "Transactions" :

👉 En venant cliquer sur "Filtres", vous aurez alors la possibilité de filtrer vos reçus à vérifier, en venant sélectionner le filtre "Reçu à vérifier" :

Cela vous permettra par la suite d'identifier facilement toutes les transactions pour lesquelles les reçus sont invalides ! 👌

Dorénavant, vous aurez une meilleure visibilité sur qui utilise chaque carte pour mieux contrôler vos transactions et dépenses ! 🎉

Vous n'y parvenez pas malgré ce tutoriel ? Notre service support est là pour vous aider ! 👌

Contactez nous !